АВТОМАТИЗАЦИЯ БИЗНЕСА

Автоматический конвейер распределения лидов
в Битрикс24

Что такое? Как работает?

Распределение лидов между менеджерами должно происходить с учетом личной загруженности и теми сотрудниками, которые приступили к работе. 

Битрикс24 - это наш электронный помощник, который никогда не спит, не устаёт, постоянно находится на работе, в курсе всех событий компании и точно знает кто из исполнителей:

  • В отпуске;
  • Заболел;
  • Опоздал;
  • В какую смену должен работать;
  • Что, кто и кому сказал по телефону или написал по электронной почте;
  • Когда приступил к работе. 

Наше приложение «Конвейер Лидов» проводит контроль присутствия сотрудников на рабочем месте и осуществляет по заданным критериям поиск наименее занятых активных сотрудников и автоматически равномерно распределяет между ними лиды для обработки. 

Что делает приложение
и для кого оно предназначено?

Справедливо и равномерно распределяет работу между сотрудниками отделов

Позволяет автоматизировать распределение лидов по «теплоте» лидов согласно данным в поле «Источник».  Кстати, можно распределять не только рабочие лиды, но и отказные, например, на новых сотрудников отдела продаж.

Учитывает статус рабочего дня

Система автоматически проверяет какой статус рабочего дня у сотрудника? Если рабочий день не начат или стоит на паузе — не передаёт сотруднику лиды. Опция доступна только на Профессиональных тарифах.

Учитывает собственные сценарии распределения

Настройки приложения позволяют реализовать много вариантов и разных сценариев распределения по вашим процессам, согласно имеющимся данным.

Освобождает руководителей отделов и старших смен от тотального участия
в распределении работы

Пока менеджеров немного и входящий поток небольшой, распределением лидов может заниматься начальник отдела или старший менеджер. Но в крупной компании, он физически не сможет отсмотреть каждый клиентский запрос, чтобы решить, кому его распределить.

Повышает личную и командную дисциплину, ответственность сотрудников за результаты работы в CRM

Автоматизация процесса распределения позволяет мотивировать менеджеров качественно вести клиентов по воронке, обеспечивает порядок во всем отделе, своевременную обработку заявок и ответы клиентам.

КОМУ ПОДОЙДЁТ ПРИЛОЖЕНИЕ?

Всем, кто работает с лидами.

Всем, кому нужен порядок в делах компании.

Всем, кто автоматизирует рутинную работу своих сотрудников и поручает ее роботам.

ПОЧЕМУ ШТАТНОГО ФУНКЦИОНАЛА БИТРИКС24
НЕ ХВАТАЕТ?

Нет возможности распределять  лиды с учетом статуса рабочего дня

Штатный функционал позволяет указать очередь распределения, но без учета статуса дня.

Отсутствие гибкости
в настройках автоматизации через роботов

При использовании роботов на стадиях требуется использование дополнительных этапов с логикой распределения и постоянные изменения настроек. Например, когда увольняются или принимаются сотрудники, то необходимо каждый раз изменять настройки переназначать распределенные сущности по новым ответственным.

для сложной логики, нужны сложные инструменты

Необходимы знания функционала роботов или бизнес-процессов, т.е. потребуется обращаться к интегратору или техническим специалистам.  

КАК РАБОТАЕТ ПРИЛОЖЕНИЕ

Система анализирует нагрузку на сотрудников и выполняет заданные при настройке инструкции о том, что делать с лидами на разных стадиях. 

До тех пор, пока менеджер не продвинет свои лиды дальше по воронке, система будет "спать". И только когда на указанных стадиях освободится место — автоматически добавит менеджеру для работы новые лиды из очереди. При этом система проверит статус рабочего дня сотрудника.

Анализ распределение нагрузки и назначение новых ответственных за лидами учитывает целый ряд параметров и идет в фоновом режиме. Скорость проверки, обработки и распределения новых лидов в работу зависит от количества анализируемых параметров, численности персонала и лидов.

В приложении доступен отчет и лог по изменениям ответственных и стадий, информация о возможных ошибках, дата и время создания. 

УВЕЛИЧЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ
ЗА СЧЕТ РАБОТЫ ПРИЛОЖЕНИЯ
И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Распределение лидов по отделам в зависимости
от географии и категории обращения в Битрикс24.CRM

Задача: Обеспечить массовою обработку обращений (более 1000 в сутки) в федеральный благотворительный фонд с автоматическим распределением заявок по сотрудникам в зависимости от региона и категории граждан.

Решение: Приложение с настроенными несколькими «миссиями» распределения в зависимости от региона и категории граждан. Организация структуры компании с учетом географии и добавление технических сотрудников, отвечающих за распределение по региону и категории.  

СТОИМОСТЬ ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение входит в подписку Битрикс24.Маркет Плюс.

Если у вас уже есть оформленная подписка, то приложение для вашего портала бесплатное и не требует дополнительной оплаты.

Если у вас нет подписки — установите приложение на 2 недели абсолютно бесплатно.

Приложение доступно на всех Российских, Белорусских облачных и коробочных версиях Битрикс24.

НАСТРОЙКИ ПРИЛОЖЕНИЯ

После установки в левом главном меню будет доступен пункт «Конвейер Лидов». Также приложение можно найти через верхний глобальный поиск, начав набирать слово «конвейер».

Интерфейс приложения имеет привычную форму электронной таблицы с ключевыми полями, отображающими включенные параметры настройки. Можно установить время, когда приложение будет по часам выполнять свою работу, порядок сортировки очереди (по времени или ID лида, по их возрастанию или убыванию), увидеть статистику по текущей очереди.

Для работы распределения необходимо создать сценарий обработки — «миссию». Можно создать, а потом при необходимости внести изменения в настройки, удалить сценарий или создать дубликат.

Настройки миссии:

  • Активировать работу сценария.
  • Указать приоритет.
  • Задать количество лидов, которое должно быть постоянно в работе у одного сотрудника.
  • Указать стадии для проверки и анализа нагрузки. 
    Определение нагрузки менеджеров производится после каждого события и изменения в лидах.
  •  Указать источники для анализа нагрузки.
    Возможность анализа по источнику происхождения лида позволяет установить очередность обработки в зависимости от «подогретости» лида и расставлять приоритеты обработки, например, возвращать холодные и отказные лиды в работу в последнюю очередь.
  • Выбрать конкретных менеджеров или весь отдел.
    Настоятельно рекомендуем оперировать отделами, а не личностями, тогда при увольнении сотрудников или переходе их на другие должности не нужно будет вручную вносить правки. Приложение само будет выполнять эту нудную работу всегда без участия человека.
  • Активировать автоматическое исключение руководителя выбранного отдела;
  • Активировать опцию учета статуса дня.

* Опция проверки статуса дня и учета рабочего времени работает только если сотрудники, приступая к работе активируют соответствующую кнопку в интерфейсе портала. 
** Опция работает только для тарифа «Профессиональный», архивного «Компания» облачных версий и для всех редакций «Коробки».

Примеры типовых сценариев, которые чаще всего применяются нашими клиентами в повседневной работе:

  • Распределение новых лидов в работу между сотрудниками у которых по 1 лиду находится в работе исключая руководителя.
  • Распределение новых лидов в работу между сотрудниками у которых 4 лида одновременно находятся в работе исключая руководителя.
  • Приложение проверяет — находится ли сотрудник на рабочем месте и потом распределяет лиды между всеми присутствующими.
  • Лиды оцениваются по источникам, видам услуг и направляются в работу по разным отделам.
  • Все лиды по звонкам направляются сотрудникам Call центра, а по e-mail сотрудникам отдела продаж во вторую или в третью очередь.
  • Отказные лиды перераспределяются в качестве учебного материала или лида второго шанса в отдел «стажеров».
  • Лиды, созданные при импорте данных переносятся в специальную отказную стадию и потом в соответствии с личной нагрузкой и расставленными приоритетами равномерно автоматически добавляются в работу без участия и постоянного контроля руководителя.
Установить приложение